De coronamaatregelen hebben een grote impact op de manier waarop bedrijven opereren. Een groot deel van Nederland werkt thuis en bedrijven die hier nog geen oplossingen voor hebben kijken om zich heen naar de best passende manier om dit snel te realiseren. NextNovate is gespecialiseerd in cloudwerken . Bart Zuidgeest – directeur-grootaandeelhouder van deze onderneming – vertelt in onderstaand artikel over zijn bedrijf, hoe dit bedrijf de coronacrisis beleeft en geeft tegelijkertijd een aantal tips over hoe u uw onderneming ook optimaal klaar kunt stomen voor massaal thuiswerken.  

“Bij NextNovate designen wij een werkervaring die iedereen mee naar huis wil nemen. En ook kan, want alles wat wij doen heeft te maken met cloudwerken. Zo zijn we premium partner van Google en Facebook. Beide merken hebben een consumentenoplossing omgebouwd tot een zakelijke toepassing; Gmail is verwerkt in het zakelijke pakket G Suite en Facebook in Workplace,” vertelt Bart.

“Wij denken dat de meeste zakelijke tools niet prettig werken en mensen daarom naar consumententools grijpen in een zakelijke context. Als je thuis overal kunt inloggen op je mail, waarom zou je dan op werk gebonden moeten zijn aan bijvoorbeeld Outlook? Mensen gaan de privétools vanzelf zakelijk gebruiken, met het gevaar dat de beveiliging tekort schiet. Het voordeel van de zakelijke tools G Suite en Workplace is dat ze ook daadwerkelijk veilig zijn voor zakelijk gebruik.”

Klanten van NextNovate zijn hoofdzakelijk grotere, en internationale organisaties met vaak meer dan 1.000 medewerkers in dienst. De producten van NextNovate zijn breed inzetbaar en dit zorgt ervoor dat het bedrijf niet hoeft te focussen op specifieke branches.

Maatregelen coronacrisis

“Voor ons is de coronacrisis zowel een kans als een bedreiging. Allereerst een kans; wij bieden bedrijven samenwerkingstools. Bijvoorbeeld om samen te werken in documenten (Google Docs), videobellen (Google Hangouts Meet), maar ook een heel sociaal netwerk (Workplace from Facebook). Opvallend is de toenemende vraag naar het digitale sociaal netwerk. Uiteraard zien wij ook risico’s. Alle nieuwe klanten die wij aansluiten moeten straks natuurlijk wel de rekening kunnen betalen. Als de coronacrisis een recessie uitmondt schuilt daar wel een gevaar. Maatregelen die wij hebben genomen zijn onder andere strakker debiteurenmanagement. Gelukkig is onze liquiditeit zodanig goed dat wij geen andere maatregelen hebben hoeven te nemen op dit moment.”

Werken op afstand

“Practice what you preach!” aldus Bart. “Alle collega’s werken vanuit huis. Technisch is dat voor ons geen probleem. Wij kunnen altijd en overal werken. Toch heeft het wel degelijk veel impact om elkaar niet op kantoor te zien. Daarom hebben we per team een dagelijkse video standup in de ochtend.”

“Wanneer iedereen thuiswerkt mis je wel een stukje gezelligheid dat je normaal gesproken op kantoor hebt – bijvoorbeeld bij het koffieapparaat. Daarom hebben we een “digitale watercooler” aangemaakt. Dat is een videocall die altijd open staat en waar collega’s in kunnen stappen om te zien of er iemand is voor praatje.”

Officiële mededelingen worden gedeeld via Workplace, maar er blijft ruimte voor grappige gesprekken over bijvoorbeeld de inrichting van de thuiswerkplek. In Workplace is het mogelijk om groepen aan te maken, zo kunnen belangrijke berichten goed gescheiden worden van de informele berichten.

Effecten bij klanten

Volgens Bart leer je je klanten goed kennen in tijden als deze. “Sommige klanten rekken de betaaltermijn naar 90 dagen. Best vreemd, want hiermee worden wij dus eigenlijk hun bank. Een goedkope manier, maar fair… ik vind van niet. Een aantal van onze klanten wordt zeer zwaar getroffen en dat is heftig om te zien. Deze klanten ondersteunen wij dan ook extra.”

Toekomst

“Op de korte termijn hebben wij besloten om zorggevende organisaties gratis te helpen. Wij willen graag ons steentje bijdragen en zorgen dat organisaties in deze tijd makkelijk met elkaar kunnen samenwerken en communiceren.  Verder zien wij de toekomst zonnig in. Straks hoeven we niemand meer uit te leggen hoe belangrijk digitale middelen zijn. Zodra het stof is neergedaald verwachten we een aantrekkende markt.”

Manier van werken

“Op de langere termijn denk ik dat de manier van werken sterk zal veranderen. Discussies over thuiswerken en productiviteit zullen waarschijnlijk een andere inhoud krijgen met de huidige ervaringen in het achterhoofd.”

Bart verwacht op de korte termijn niet dat we massaal gaan thuiswerken wanneer de overheidsmaatregelen worden opgegeven. Hij verwacht dat we een betere balans vinden en daarmee als land meer productief kunnen worden en tegelijkertijd ons wegennet wat meer open kunnen houden.

NextNovate thuiswerktips:

  1. Het gros van de mensen ziet deze tijd niet als ‘coronavrij’, dus geef mensen ook het vertrouwen dat ze productief zijn. Stel doelen en geef de ruimte.
  2. Zorg voor contactmomenten, met name via daily standups in videocalls.
  3. Wees aanwezig; een video zegt veel meer dan een mail. Laat je persoonlijke kant zien als leider door bijvoorbeeld in een live videostream naar je collega’s.
  4. Verminder het mailen en gebruik Instant Messaging om snel te schakelen. Bijvoorbeeld in Google Chat, met de rooms- & threadsfunctie.